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编制质量管理体系文件的18项原则(一)
2019年07月02日热度:211

 

 

ISO9000标准在阐述文件的作用时,着重指出“文件的编制过程不应该是对现有活动的写实,而应该成为一次增值的活动”。为了实现高增值的目标,需要创造性的劳动,需要在文件编制时遵循以下重要的原则和原理。

1、符合性

质量管理体系文件必须具有以下两个符合性:

① 符合企业的质量方针和质量目标

质量方针和目标不应停留在口头上,而应确保其实现,只有这样才能确保企业在市场竞争中占据有利的位置,不断增强竞争实力。应根据质量方针和质量目标的要求,施加具有施加具有相应的控制力度的措施。有些体系不能保证质量方针、目标的实现,就是不符合要求的。如有的企业提出的顾客满意度要达到100%,但却无评价顾客满意与否的标准和方法。

② 符合质量管理体系标准的要求

这是对质量管理体系的基本要求,而不是全部要求。具有这两个符合性,也是对质量管理体系的基本要求。

 

2、创新性

① 创新思维是持续改进的源泉

要提倡创新,在质量管理体系中营造有利于创新的氛围,要鼓励那些立足于企业,在在管理方法和手段上不断创新的人。用新的更好的方法和手段去代替原有的方法和手段,才回不断的实现质量改进。

② 创新会带来效益

只有创新,才可能取得突破性进展,带来巨大的效益。管理创新往往带来质的飞跃,在质量管理发展史上,每一次重大的创新和变革都会带来显著的效益,如:统计质量控制(SQC)明显减少了废品;准时管理(JIT)改变了传统的库存概念;精益管理方式向一切浪费宣战。

③ 创新的范围

创新不只是限于新产品、新技术、新工艺、新材料等方面,在质量管理体系的持续改进中,还要不断的强调管理的创新,以强化企业在市场中的竞争力,使顾客更为满意。

 

3、确定性

在描述任何质量活动过程时,都必须使其具有确定性。即必须明确规定何时、何地、做什么、由谁来做、依据什么文件、怎么做及应保留什么记录等,排除人为的随意性。只有这样才能保证过程的一致性,才能保证过程质量和工作质量的稳定性。例如:有的企业在编制检验作业指导书(或称检验文件)时未明确检验取样部位、测量部位和方向,使检验人员在检验时有相当大的随意性,致使检验结果的正确性不可靠。

 

4、相容性

各种质量管理体系有关的文件之间,应保持良好的相容性,即不仅要协调一致不产生矛盾,而且要各自为实现总目标承担相应的任务。从质量策划开始,就应该考虑保持文件的相容性。如:有的企业在设计输出中明确规定对质量特性的要求,而在相应的工艺文件中未能全部覆盖全部质量特性的要求,或无法验证这些要求是否达到。在这里,设计文件、工艺文件、检验文件之间就存在不相容的问题。

 

5、可操作性

质量管理体系文件必须符合企业的客观实际,具有可操作性。这是文件得到有效贯彻落实的重要前提。因此,编写人员应该深入实际进行调查研究,使用人员应该及时反映使用中存在的问题,力求尽快改进和完善,确保文件可操作且行之有效。当文件确实难以操作,而又未能及时发现问题时,首先是编写人员的责任、其次使用人员也负有未及时反馈消息的责任。质量管理体系文件的可操作性要通过落实职责来保证。

 

6、系统性

质量管理体系应该是一个由组织结构、程序、过程和资源构成的有机的整体,但在质量管理体系文件编写的过程中,由于过程、要素及部门人员的分工不同、侧重点不同及其局限性,较难保持全局的系统性。因此,应该站在系统的高度,着重分厘清每个程序在组织中的作用,其输入、输出与其他程序间的界面和接口,并施以有效的反馈控制。此外,文件间的支撑关系必须清晰:质量管理体系程序文件要支撑品质手册、即对质量手册提出的各种管理要求都应作出各种具体的交待、有控制的安排;作业指导书应该支撑程序文件。系统管理要求分清文件的层次,保证每个文件的唯一性,加强系统协调,改善系统的综合性并实施动态管理。

 

 

7、继承性

应在企业原有质量管理体系的基础上贯彻ISO9000标准,并进一步规范化、标准化,以满足质量管理体系标准的要求。为此,要在收集、分析、研究企业过去的管理标准(制度)、工作标准、及其他质量文件的前提下,继承原有成熟的又符合标准的管理经验和做法,淘汰那些不符合标准的规定。这样做可以使企业的质量管理体系既能在企业中生根、又符合标准要求,并且满足现实管理的需要。

 

8、简化

简化可以获得如下的效果

① 节省

通过简化管理过程和作业过程,可以大量节省一些不必要的、非增值的管理,从而减少人力资源和其他资源的浪费。

② 减少差错

简化的系统(过程)对人员的素质要求会降低,培训要求较容易掌握,因而更容易得到充分的质量保证。

③ 降低人员素质和培训要求

在市场经济条件下,人员的流动性增加,所以简化的效果更明显,一个简化的系统(过程)是更为可靠的系统(过程)。

 

9、优化

每个程序和过程都应在权衡风险、利益和成本的前提下,寻求最佳的折衷,实现在特定具体条件下的优化目标。研究优化,首先要明确目标,然后要搞清约束条件(包括各种可能的负面效应)并找出规律,寻求最佳解答方案。这种优化的思路和方法应贯穿于文件编写的全过程中。在文件实施过程中,要继续进行动态优化,以便用最低的成本获得预期的结果。


 

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